企業文書管理規則

□ 總則

一條 目的

為使文書管理制度化，以增進文書處理之品質及效率，特訂定本規則。

二條 范圍

本規則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業部、業務執行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關系企業(含公司內容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發)文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

三條 總收發部門

總公司各部門與外界來往文書的收發由總管理處總務部門統一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發由其所屬總務部門辦理�？偸瞻l部門負責文書之收受及發送。

四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經理室或管理處為管理部門；營業、采購、工務、資料、法律、服務、訓練等業務部門的文書，得以各該業務部門的最高主管部門為管理部門。
　　(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區性文書，以其所在地之經理室或管理處(或總務部門)為管理部門。
　　(三)關系企業各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。? 　　(四)管理部門應指定人員負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜；文書未按規定處理者，管理部門不得受理。

五條 主辦及會辦部門

(一)文書內容所涉及的業務主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。
　　(二)本企業各類資料對外統一報送的主辦、會辦及提供部門。

□ 行文

六條 行文類別

(一)函：發布規章或臨時性規定及對機關團體、公司行號、私人或關系企業各公司間及公司內各部門間行文使用。
(二)公告：就主管業務向公眾或特定對象宣布時使用。
(三)便函：關系企業各公司、部門間或公司內各部門間業務接洽時使用。
(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
(五)電報：業務處理須以電報行文時使用。
(六)表格式公文：政府機關規定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。
(七)其他：
.司法文書依據司法部門規定程序實施；訴訟文書，依政府有關部門訴訟審議 委員會規定程序實施。
.會議紀錄及例行表報等的發送不必行文。

七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對關系企業外機構行文的名義、署名及用印規定如下：
.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：
屬政策性或影響公司重大權益的行文。
.以公司名義由總經理署名蓋總經理職章：
對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構或省政府、市政府及其所屬一級機構等之行文。
.以公司名義由總經理署名、蓋總經理職銜簽字章。
①對省政府、市政府所屬二級機構等的行文。
②對當地市、縣政府及其所屬一級機構的行文。
③對稅務、金融機關的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款六項另有規定者從其規定)。
.以公司名義，由經理署名、蓋經理職銜簽字章。
對本款二項所列以外的公家機構或公民營企業、法人團體的行文。
營業、資料、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商之行文。
.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。
營業、資材、工務等部門于各類規章規定的核決權限或授權范圍內對客戶、廠商的行文。，