企業文書管理規則(八)

企業文書管理規則
(二)印信管理部門應指定專人負責印信之制發、換發、補發、稽查等管理工作，并設立"印信登記表"拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。
(三)印信不固定換發限，印信管理人員每至少應稽查一次。
(四)主管、監印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。

□ 檔案管理

ⅰ.管理部門

三十八條 管理部門

(一)文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原搞須由經辦部門保管者，應～書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。
(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。

ⅱ.整理與分類

三十九條 文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：
(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
(二)文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。
(三)文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
(四)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
(五)有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

四十條 文件整理

點收文件后，應依下列方式整理：
(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(二)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

四十一條 檔案分類

(一) 檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
(二)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于三級之后另增四級"細類"。如案件不多，亦可僅使用"部門"及"大類"或"小類"二級。?
(三)同一"小類"(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設"卷次"編號，以便查考。
(四)每一檔夾封面內應設"目次表"，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個"目次"編號為原則。
(五)檔號之表示方式如下
a?a?--b?b?c?c?d?--e?e?
?a?a?為經辦部門代號，b?b?為大類號，c?c?為小類號。d?為檔卷卷次，e?e?為檔案目次。

四十二條 檔案名稱及編號

(一)檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。
(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
(三)檔案分類各級名稱經確定后，應編制"檔案分類編號表"，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
(四)檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。
(五)檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。，