企業文書管理規則(五)

□ 文書處理方式

十七條 文書結構

(一)公告：以"主旨""依據""公告事項"三段式斟酌運用。
(二)函、簽呈：以"主旨"、"說明"、"辦法"、"請求、擬辦或建議"三段式斟酌運用。
(三)業務接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點敘述。
(四)采用語體文以達到"簡、淺、明、確"的要求，可用表格處理的盡量利用表格。

十八條 信函處理

(一)指名營業、工務、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發還；未能辦認為公務文書的信函，經其本人拆封后如系公務文書，應交收發人員依本規則處理。
(二)指名經副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務文書，再交收發人員依本規則辦理。

十九條 簽呈處理

(一)經辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經核決并依示辦妥后應依類別歸檔。
(二)經辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉經(副)理級以上主管核示者(各公司經理室、總經理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發人員登記于"簽呈事務備查表"轉呈經(副)理以上主管(各公司經理室、總經理室及總管理處為總經理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發人員轉記"批示"情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經辦人依示辦理，但與會辦部門有關者應復印分送會辦部門協同處理或備查。經辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發人員編定檔號填記于簽呈及"簽呈事務備查表"后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內容不宜為公眾周知者，應指定專人專案簽辦。

二十條 合約處理

(一)訂立或修改合約時，經辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉送總管理處法律事務室核稿。判行后依業務需要份數送請繕打、校對、用印。
(二)固定格式的合約書其原稿應依前款規定經核稿判行后使用，經辦部門使用時依式填寫所需份數呈準后，直接送請用印。
（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規定。
保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業務有關部門均以副本留存備用。

二十一條 副本及圖書處理

副本視同正式文書，應依規定處理、歸檔；各類圖書應指定部門集中管理。

二十二條 電報處理

電報視同文書，依本規則辦理。

二十三條 文書處理要點

(一)經辦文書遇有關系重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本層呈處理。
(二)為利文書處理并達分層負責目的，經辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文案注意見，避免只簽名而無意見。
(三)經辦、會稿、核稿等人員之答名，應清晰可辨，不得潦草難認。
(四)經辦文書應視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應照會辦理，會稿案件會辦部門應按速件處理之。

二十四條 文件處理期限

(一)收發人員收文時，原則上應隨到隨送，不得積壓，最遲應于文到一小時送交有關人員。
(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數量自行訂定。
(三)經辦人員的處理期限。
.速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完畢為原則。?
.一般案件由部門主管斟酌經辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內處理完畢為原則。，