企業文書管理規則(四)

企業文書管理規則
(二)發文處理
收發人員收到發文文件、原稿"收(發)文登記單"(一式五聯)，即將發文文件及原稿送請監印人員用印。文件封發投郵后，登記單一聯依收發文編號的流水號裝訂；無須待復文件，二、三聯即予銷案，如須待復者，二聯由收發人員暫存，三聯送經辦部門主管，均依待復日期的先后整理以備稽催；四、五聯連同發文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于一聯后，四聯交還經辦人存查，五聯連同發文原稿、底本歸檔。

十四條 外界復文的處理

收發人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程序處理外，收發人員應抽出原發文的二聯銷案，將銷案日期轉記原發文的一聯，并將收文日期及字號轉記于原發文后歸檔的五聯，經辦部門接到復文時，主管應抽出原發文的三聯銷案，經辦人應于原發文的四聯填記收文日期及字號。

ⅲ.關系企業來往文件

十五條 行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規定處理。一般性的規定、通知、
公告等函件無需復文時，發文部門仍辦理發文手續，受文部門則依下列方式處理：
.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續。
.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續。
.受文部門依前二項的規定免辦收文者仍應處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。
(二)以"業務接洽便函"行文者，依十六條規定辦理。
(三)各類文書的行文，應就組織層級需要數量一次印發，避免逐級轉文重印延誤時效。

十六條 業務接洽便函之處理

(一)發文
經辦人發文時，應將接洽內容列記于"業務接洽便函"一聯，并填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯連同一聯呈主管主管簽署，一并送收發人員編號并記載于"收(發)文編號登記表"再送監印人員用印后，由收發人員將"業務接洽便函"二、三、四聯送交受文部門，一聯則依待復日期之先后整理以備稽催。
(二)收文
受文部門的收發人員收到"業務接洽便函"二、三、四聯，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載"收(發)文編號登記表"將便函二、三、四聯送呈部門主管批定經辦人后，由收發人員將二、三聯交由經辦人承辦，四聯經經辦人簽收后由收發人員按發文部門要求的待復日期先后整理，以備稽催。
(三)復文
經辦人收到來文應于三聯擬具復文稿并填寫銷案或待復日期，及預定保存期限(如需簽辦，則以"文書簽辦單"辦理，簽辦單連同"業務接洽便函"三聯處理)，經主管判行后，依式填寫于二聯，一并呈主管簽署再送由收發人員轉請用印并抽出原暫存之四聯轉記銷案或待復日期，將二聯送交受文部門(原發文部門)，三、四聯編定檔號填記于檔號欄后；三聯依其類別歸檔；四聯依收文流水編號的順序存查。如未結案，則四聯按待復日期先后整理以備稽催。
(四)回文處理
發文部門的收發人員收到復文部門送達的便函二聯時，于原暫存的一聯注記復文的收文時間；二聯轉送經辦人呈閱辦妥并注明預定保存期限送收發人員抽出一聯銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，一聯依發文流水編號的順序裝訂存查，二聯依其類別存檔，如未結案，一聯需加注復文部門要求的待復日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復文時，則依發文程序辦理。，