企業文書管理規則(三)

十一條 收(發)文字號的制定管理

(一)對外行文的字號
.公司：x?x?(x?)總字○○○○號。x?x?為公司簡稱；x?為地區別，不需分地區者省略；○○○○為公司收(發)文流水號。
.事業部(含直屬部門)：x?x?(x?)x?字○○○○號(x?為事業部或直屬部門代字，由各公司總經理室制定管理)。
.營業部門：由各公司總經理室制定。
(二)對關系企業行文的字號
.由各公司總經理室統一制定管理。
.總管理處各部、室、中心由總管理處總經理室統一制定管理。
(三)收發文編號
.由文書管理部門按份依流水號碼一文一號編列。"業務接洽便函"另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。
.復文以收文號碼為發文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發文號碼。
.主動發文號碼與一般收復文號碼采取同一編號順序。

ⅱ.與外界來往文件

十二條 收文

(一)登記、分文
來文由收發人員拆封后，于"收(發)文登記單"登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發人員分發。
(二)文件的分送
收發人員分發文件，應留存"收(發)文登記單"一聯，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余二、三、四、五聯連同來文以"分文專用卷宗"送交經辦部門主管核定"要""否"答復及處理期限，記入"收(發)文登記單"二、三、四、五聯，二聯于當天簽收后，夾放于"分文專用卷宗"退還收發人員，由收發人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。
(三)文件交辦
經辦部門主管將文件批交辦理時，應將經辦人姓名記入"收(發)文登記單"三、四、五聯，留存三聯按處理日期之先后整理稽催督導，四、五聯連同文件交經辦人辦理。?
(四)文件處理
.經辦人辦理文件時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。
.經辦人應將處理經過、結果或復文摘要記錄于"收(發)文登記單"四、五聯記要聯記要欄(如不敷使用時，得以"文書簽辦單"補充，簽辦單隨同"收(發)文登記單"五聯流程處理)，并填記預定保存期限及銷案或待復日期后連同來文(復文時需附復文稿)經呈判后打字、校對再轉送文書管理部門收發人員。經辦部門主管于文件判行后，將"收(發)文登記單"三聯抽出銷案。
.收發人員收到辦妥的來文及"收(發)文登記單"四、五聯時：
①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于四、五聯將檔號及銷案日期轉記一聯，抽出原留存的二聯銷案，并將五聯同文件歸檔，將四聯退還經辦人。
②如需復文者，將復文及復文搞送請監印人員用印后，復文封發投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于四、五聯后，五聯連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存的二聯銷案(如需待復者，則將二聯依待復日期的先后整理以備稽催)，再將四聯退還經辦人。經辦部門如業務需要，可以復文底本留存。
.來文附件如屬現金、支票、匯票或其他有價證券等，經辦部門經辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳遞。

十三條 主動發文

(一)擬稿、登記
經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附"收(發)文登記單"一式五聯，填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附件、經辦人姓名、預定保存限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管會核稿人員經判行，送收發人員編號，轉打字、校對后，送交文書管理部門收發人員。，