企業文書管理規則(二)

企業文書管理規則
.以部門名義蓋部門章：
①采購部門對廠商的行文。
②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業務之權責范圍內對公民營事業、民間機構或個人的行文。
.應依本款四項的名義、署名及用印規定行文而該行文單位無經理者，得蓋用公司公章行文。
.因環境特殊或事實需要，須另行規定行文名義、署名及印信使用者，應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。
(二)關系企業各部門間應以部門名義行文，并依下列規定簽署、用印：
.正式行文者，以公司名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜簽字章為之；以業務接洽便函行文者，由經辦部門主管及經辦人署名，蓋用部門章。
.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。
.工務、資材、會計、總務等服務部門對其他部門的行文蓋部門章。
.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。?
(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業務(如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等)，須加蓋公司或業務專用章的文件，均應蓋章，并視業務需要依規定加蓋董事長或總經理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權限或授權范圍內的部門主管簽字章或私章。
(四)特定簽署人及印信的文件從其規定。
(五)需以對等身份的簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。

八條 行文的判行權限

(一)以董事長署名行文者，應送總管理處總經理室轉呈董事長判行。
(二)以總經理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經理(主任)判行者外，應送各公司總經理室轉呈總經理判行。
(三)以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。
(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。
(五)以部門名義行文者，應由部門主管判行。
(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應由經理級人員判行。

(七)因專案業務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經理之業務專用章者，行文時應經各該業務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。
(八)固定格式文書，應由署名的主管于原稿判行后，授權業務主辦部門主管依式行文。

□ 文書處理程式

ⅰ. 通則

九條 文書分類

(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業務機密文件，應依本規定八章規定辦理。
(二)a類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經理核閱后始得分文辦理。
(三)b類：一般文書及經常性業務往來文書。
(四)c類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經辦部門處理后歸檔。
(五)其他類：與公司業務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。

十條　收發文登記單

(一)一聯為收(發)文登記單，收發人員按流水號碼順序裝訂存查。
(二)二聯為催辦單，于送經辦部門簽收文件后，收發人員收回，按處理期限或待復日期之先后次序整理，按日核對催辦。
(三)三聯為主管催辦單，經辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復日期之先后整理，以備隨時稽催督導用。
(四)四聯為經辦人員存查聯，于文件辦妥后按結案、未結案分類存查。
(五)五聯為核查聯，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權判行的文件，由收發人員轉送主管核閱后歸檔。，