企業文書管理規則(十)

企業文書管理規則
(三) 業務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業務考察報告及其他業務上屬于機密性之資料。
(四)其他經廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。

五十條 保管部門

(一)外來機密文件應以各公司總經理室為保管部門；經各公司總經理核準得于事業部、研究所或工廠所在地保存者，應以事業部經理室、研究所所長室、駐廠經(副)理室或總經理指定之部門為保管部門。
(二)屬技術、開發、工務、營業等部門自行建立之專業性機密文件，應以各事業部經理室或廠區文書管理部門為保管部門。
(三)總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承辦之專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。
(四)各保管部門應指定專人經各公司總經理核定(總管理處由總經理核定)，負責機密文件收發、登記及歸檔等事務。

五十一條 外來機密文件處理

(一)外來機密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經理室機密文件保管人員，以"收(發)文登記單"一式五聯登記，呈請總經理核派經辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經辦、復文或主動發文均依四章之規定流程處理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。

(二)若文件內容影響公司權益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。
(三)主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以"文件傳遞記錄卡"注明時間、用途由經辦人簽章后，"文件傳遞記錄卡"由主辦人留存，密件交經辦人辦理。于當日下班(或完工)時主辦人應負責將密件收回，并于"文件傳遞記錄卡"填注收回時間，由經辦人簽認后隨"收(發)文登記單"五聯與密件一并歸檔。
(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發人員寄送。

五十二條 自創之專業性機密文件處理

(一)隸屬性技術、開發、工務、營業等部門的工作人員于承辦特定項目之業務所建立的資料，應視同機密文件，依本章的規定辦理。
(二)前款各項機密文件的經辦部門應于每月底編制翌月的"工作計劃表"寫明交辦的特定業務工作主題、內容摘要、經辦人及預定完成期限等，經主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。

五十三條 經辦方式

(一)經辦人應于辦公場所處理機密文件，不得擅自攜帶外出或轉借、出示于他人，處理期間并應妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。
(二)經辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經經理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。
(三)經辦人如因公確需攜帶機密文件外出時，應呈經理級以上主管(專業性機密文件得呈廠、處長)核準后為的。
(四)經辦人如未能于規定期限內處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯絡保管人員延緩稽催。

五十四條 歸檔

(一)外來機密文件于主辦人辦妥并經總經理核定保存期限后，應將文件連同"收(發)文登記單"四、五聯及"文件傳遞記錄卡"送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入"機密文件保管備查簿"，四聯送回主辦人存查，五聯連同文件歸檔。
(二)內部自行建立之機密文件，經辦人辦妥并經廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內容摘要、預定保存期限等填入"機密文件送件單"，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，"機密文件送件單"退回經辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入"機密文件保管備查簿"。，