2019年公司行政后勤管理制度(三)

公司行政后勤管理制度
（二）圖書登記內容應包括購買日期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。
三 條：圖書的借閱
（一）借閱圖書者必須向圖書管理員辦理借閱手續后才能借書。
（二）借書者須妥善保管圖書，如有污損或丟失，按原價賠償。
七章電子郵件管理
一 條：公司職員應按要求使用電子郵件，以求高效、規范地傳遞信息。
二 條：郵件發送者應填寫主題，主題應簡明扼要。
三 條：篇幅少于一百字的文件，建議直接作為電子郵件正文輸入。
四 條：所有職員每天應最少安排三次時間（上午上班后、下午上班后、下午下班前）查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。
五 條：下列文件必須以有紙方式存檔：
（一）與金融機構往來的憑證、帳單等；
（二）建筑圖、裝修圖及其它圖案設計稿等；
（三）財務管理、審計工作需要的原始單據、憑證；
（四）公司已簽訂的各種合同、協議等；
（五）公司已對外發出的各類函件；
（六）各部門認為有必要保存原件的其他文件。
六條：郵箱設置及保密
（一）職員離職，總經理辦公室應及時取消其個人郵箱。
（二）職員應保護好個人郵箱密碼，并定期修改密碼，如果發現密碼泄露，應及時作出更改。
（三）未經總經理授權，任何人不得查看他人郵箱的內容。
七條：郵件報批跟進
（一）為避免報批郵件流程進展緩慢，一報批人應逐級跟進。
（二）為提高信息扁平化程度，鼓勵報批同時抄送二環節審批人。
（三）群發郵件提倡發送部門、工作小組。
八章 辦公管理
一 條：職員上班時間應佩帶好工作牌。
二 條：辦公時間內應保持飽滿的精神狀態，微笑面對同事及任何來訪者，使用敬語，維護良好的公司形象。
三 條：保持辦公臺面整潔，辦公文具、紙張等用品應擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離開辦公位應及時將座椅歸位。
四 條：電話鈴響三聲之內接電話，先說“您好”，再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應簡單明了，盡量小聲，以免影響其他同事辦公。
五 條：如部門同事不在辦公位，應及時接聽其電話，待同事返回時告之。
六 條：接待來訪、業務洽談應在指定區域或會議室，避免影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區，如確因工作需要，應由相關部門人員帶入。
七 條：辦公時間應堅守工作崗位，暫時離開時應知會同事或上級領導。
八 條：辦公區域內不準大聲喧嘩、聊天，禁止吸煙、就餐、吃零食。
九 條：上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關的網站、書籍。
十 條：職員下班離開公司前應關閉電腦主機和顯示屏電源。
十一 條：總經理辦公室將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查，任何形式的批評都將會影響到部門負責人和其本人的績效考核成績。
九章 會議管理
一 條：各部門召開會議如需使用會議室或洽談室，會議組織者須提前向前臺預約。如需提供會務設備和服務，應提前半天知會前臺，以便做好準備。
二 條：會議組織者應在會議前準備好會議相關資料。在使用會議室時應小心使用設備，離開會議室時，應知會相關人員關閉設備、電源、門等。
三 條：公司級、跨部門會議通知一律由前臺下發，并按《廣州公司會議通知》格式填寫。前臺在會前確認與會人員是否“接受”會議通知，并根據接受情況編制《會議簽到表》，會議組織者根據簽到情況進行會議考勤管理。，