公司辦公自動化管理規定(二)

公司辦公自動化管理規定
..電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機和存儲設備，由收到電子公文的人員負責管理，確保有關設備的安全。
..電子公文介質[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應按下列要求管理：
...電子公文介質的使用和保存，等同紙質公文的使用和保存。
...電子公文介質的維護和維修，由公司電算室負責。
...電子公文介質的銷毀，等同紙質公文的銷毀，須進行登記并由兩人監銷，確保不漏銷、不丟失。
..用戶認證管理。
...用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統強制更改密碼，日常要求每隔個月修改用戶密碼。
...建議系統采用電子身份認證卡確保系統的安全。
..用戶管理。
...用戶重新審核：將現有的oa用戶按部門列表由用戶所在部門領導簽字確認。
...新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領導簽字后，到人力資源開發室蓋章確認，由電算室創建用戶。
...用戶權限變更：當對用戶權限有特殊需要時，請填寫用戶權限變更表（附后）。
...用戶變更：人員流動時，由人力資源開發室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。
...用戶注銷：人員調離，退休、退養、離職時，由人力資源開發室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。
..用戶組管理。
...用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。
...新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協商創建。
...用戶組的日常管理：用戶組由電算室進行日常維護。
...用戶組信息的發布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發布用戶組信息。
..功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進行維護。
..系統操作要求。
...要求每天早：打開oa辦公系統，下班時觸發按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。
...上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。
...各模塊的主管理單位負責及時更新信息。
..信息管理要求。
...電子郵件系統：要求經常清理，保證郵件占用空間小于m。
...通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進行刪除。
...公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進行維護。
...政策法規、經濟責任制：由企管辦對文檔進行定期維護。
...信息發布、信息收集：由指定部門的專人負責維護。
...對于永久保留的信息由電算室負責備份。
...重要信息主管理部門要自已備份
.經銷商電子公文管理規定。
..每家經銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調動，其他人不能登錄。
..上機人員調離工作崗位，新的操作人員應及時更改用戶設置。
..上機操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。
..上機操作人員在系統中不得從事與工作無關的活動，系統用畢應及時退出該系統。
..不許將ie瀏覽器設置成“表單自動提示密碼”。 ，