⒋后期工作:
①歸還租借物品,清理現場;
②整理所拍路人照片,當天晚上發送出去,并傳達我系的祝福和謝意;
③主要負責人書面總結或是組員開小會總結。
十一、活動參與人員
活動組織策劃人員
布置現場人員
主持人
禮儀人員
工作人員
到場嘉賓(老師)
公關專業同學及現場人群
十二、活動分工及其注意事項
⒈活動分工 (見附件1: 工作人員安排表)
主持人:一男一女同學搭配,主持開幕式及其相關活動。
宣傳組:負責活動海報、宣傳板等的制作和發布。
攝影組:①5月6日前采集老師同學微笑照(近照),也可以考慮到海大幼兒園拍兒童笑臉照。并把相片洗印出來;
②5月8日現場為同學拍笑臉照(近照),并編好號碼;
③5月8日為現場活動作整體攝影記錄。
布場組:根據現有材料并發揮主觀能動性布置活動現場,使其更加吻合活動主題,為活動營造氛圍。
后勤組:主要是為活動提供后勤保障,搬運活動所需要的各種道具并協助布場組布置現場等。
公關組:負責聯系嘉賓(老師)和同學,溝通協調有關人員參與到活動中來。
禮儀組:負責禮儀迎賓,現場微笑展示等。
工作組:①引導過往同學參與到活動中來,并對活動環節向其作相關說明;
②維護現場秩序;
③調試音箱設備。
⒉注意事項
全班同學必須全力配合、協調工作,確;顒禹樌M行。
各小組組長為主要責任負責人,對所在組負責。
各組分工如有交叉,請互相配合,共同完成。
突發事件由負責該區域的負責人及時處理,先報給該活動負責人。
十三、活動物料
⒈布場物料:
擴音器2臺
筆記本電腦1臺
音箱1臺
帳篷3個
橫幅1條
抽獎箱1個(可自制)
桌子4張(放橫幅3張,放抽獎箱1張)
小氣球一袋(用于現場裝飾),大氣球3個(用于照相背景設置)
彩帶等裝飾物
宣傳展板5塊(兩塊粘貼老師和學生笑臉照片、三塊介紹"微笑日"內容)
⒉人員物料:
笑臉胸卡(工作人員需20個大的,橫幅上需50個小的)
簽名筆6支
數碼相機3臺(為路人拍照至少2臺,現場采景至少1臺)
鏡子(借若干,越多越好)
棒棒糖
證書3本(待定,證書要制作得更符合主題)
宣傳紙8張,其他畫筆及涂料(公關協會提供)
拍照登記表
十四、活動預算
笑臉胸卡70個:100元
橫幅1條:50元
簽名筆6支:15元
小氣球一袋,大氣球3個:20元
彩帶及其他裝飾物:20元
棒棒糖:30元
相冊洗。20元
打印資料:30元
純凈水:15元
證書3本:30元
宣傳紙10張:10元
其他:100元
總計:620元
十五、活動效果評估
1、公眾參與度:活動參與者的人數及其對活動的認同度。
2、活動銜接度:活動銜接的順暢程度以及按本方案設置實施的程度。
3、組織協調度:活動組織者對活動的掌控程度及其協調度。
十六、活動應變計劃
針對活動實施過程中可能存在的不可預測因素或遇到的突發情況,把這些權變因素和應對措施羅列出來顯得尤為重要。
假設一:下雨
⒈從5月6日開始關注天氣預報,掌握時間主動權。
⒉當天下雨過大,通知所邀請的老師和同學,取消本次活動,但可以預先掛好橫幅,把宣傳板等放到顯眼的避雨處,使其繼續發揮宣傳作用。
⒊雨量細小時,可以適當考慮壓縮戶外活動的規模,并配備雨具。
⒋可以考慮把預先的戶外活動轉為公關專業內部的室內活動。要求迅速申請課室(多媒體教室最好),并通知本專業的老師和同學。
假設二:另有組織舉行相關"世界微笑日"活動
⒈ 密切關注其他社團的活動安排。
⒉ 時間錯開原則。即其上午辦,我方按原計劃下午辦,反之亦然(在舉辦地點一致的情況下)。這是下策。
⒊ 地點分開原則?紤]換地方舉辦,這是下策。
⒋ 活動互補原則。即可以當場考慮與其聯袂舉行本次"微笑日"活動,互相利用對方資源。這是最佳的上策。
⒌ 公平競爭原則。即雙方協商無果的情況下,我方利用自身的活動優勢,與其展開無形的競爭。這是最無奈的上策。
假設三:冷場
⒈活動組織者及其工作人員應積極主動與過往同學交流溝通,微笑地面對一切,不要把它當做任務來完成,拒絕垂頭喪氣。
⒉充分動用公關專業和公關協會的力量,協調組織本專業同學參與到活動中來。
⒊現場對活動進行再創新,利用一切積極因素,努力營造活動氛圍。
假設四:現場混亂
⒈增加現場人員配備,維護秩序。
⒉工作人員加以引導。
⒊主持人做出歉意表示。
十七、附件
1、工作人員安排表
2、微笑練習步驟 (供禮儀老師參考)
3、《微笑》詩文 (供同學現場朗誦用)
4、獎票樣式
5、活動時間進度表
6、現場布置示意圖
十八、結束語
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