標準化辦公程序的若干管理規定(三)

、綜合辦要確保印信工作的畸形發展，防止濫用和浮現漏洞，加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。

、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的同意手續及用印登記，方能辦理。

、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。

、需使用營業執照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出準則上不得復印，并應及時償還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

、介紹信開出，內容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信解釋與存根應一致，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。

、介紹信持有人將介紹信喪失應及時報告，波及重要事項，還應告訴前往辦事的單位，以防事變。

、須嚴格按照紀律不得開假證明跟空白先容信，如確因特殊情形需持空缺介紹信外出辦事，須經公司主管領導批準。

、各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、洽購專用章等），應由各部室專人保管，部門經理監督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。

、如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經理填寫《用印審批表》，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。

、印鑒不準出室，不得借給別人運用，各印鑒保管部室要及時蕩滌保養，以確保蓋印明白。

、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事變，要視情況查究任務。

三、公函郵寄程序：
、公司公函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統一辦理。

、個別公函（對時間及保險系數懇求不高的），本著降落成本減少辦公費用的準則，由各部室按平信自行郵寄。

、公函辦理ems郵寄時，經手人要嚴格登記手續，綜合辦應及時處理，保障當日遞送，不得延宕。

、公函郵寄只限各部室因工作須要而對外發出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、辦公設備及用品應用程序：
范圍：公司的辦公設備是指辦公使用的打算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節省開銷杜絕浪費，確保公司辦公設備及辦公用品的公平使用。

參考文件：總公司《行政辦公設備管理規定》（××字[XX]號）

、辦公設備由綜合辦根據需要，經主管領導批準后統一購置。

、辦公設備由綜合辦會同洽購部同一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護跟頤養。

、辦公裝備破壞由綜合辦查明起因，聯系維修，并建立相應的維修臺帳。

、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部奇特確認，殘體由綜合辦處理。

、辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。

、辦公用品由綜合辦同一購買治理。

、辦公用品要依據實際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續。

、特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經領導批準后統一購置。

、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置，并將采購物品分類進帳。

五、圖書購置、借閱程序：，