標準化辦公程序的若干管理規定(二)

（）檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（y）、長（c）、短（d）三種歸檔文件。

（）排列：部室同一保管期限、統一類文件按發文時光次序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復可為一件。排列順序為：批復在前，請示在后；轉發文在前原件在后；注釋在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料辨別集中排列。

（） 裝訂：文件按“件”裝訂，永恒、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首上端空白處加蓋歸檔章，填寫度、室編件號、機構、保存期限等，以固定文件位置。

（）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限統一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表，經部門經理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續。

、歸檔范疇內的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔規模及保管期限》）應保障其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準確地反應出公文的構成進程和公司在經營管理等各項活動中的切實內容和歷史過程。

、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理停癥存在查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥善保管證件及文件。

、主要會議造成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。

、公司在各經營管理工作中造成的重要文件資料由各職能部門按其業務范圍（責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核查,并于每度月底前將上度內形成的應歸檔的文件資料分類立卷，由部門經理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

、當形成的會計檔案，在會計度終了后，可暫由財務部保管一。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經局部經理審核簽字后，歸檔備查。

、工程名目檔案應與竣工驗收同步實現破卷，由技質部負責組織鑒定歸檔工作。

、裝備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室鑒定,隨即歸檔。

、人事檔案中工資鑒定、職稱評審、入黨入團等材料須經上級批復后，～天內由有關部室編制人事檔案零星材料移交單后，隨時歸檔。

、凡可應用古代化辦公手段進行盤算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上報綜合辦，由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。

、涉及多部室聯合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。

（四）利用：歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其余檢索工具，以備借閱（有關劃定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》）。

（五） 統計：詳見附件《檔案的統計制度》。

（六） 保存：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七） 銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、印信管理程序：
、分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用，所有用印、開具介紹信、使用營業執照原件及復印件都要通過綜合辦。，