一章 總則
一條 為了保障北京義工聯盟活動的有序進行,保證管理層的高度協調統一,加強聯盟的制度化、規范化、科學化,根據聯盟的實際情況,特制定《北京義工聯盟會議管理制度》。
二條 本制度由辦公室負責監督執行,各部門配合執行。
二章 適用范圍
三條 本制度適用于北京義工聯盟管理層的所有會議。
三章 管理權責
四條 會議發起者負責發布通知及組織會議,并有權對違反本制度的人員采取處罰措施。
五條 辦公室負責會議的統籌、協調并監督本制度的執行。
四章 會議流程
六條 會議應堅持高效務實、切實解決問題的原則。
七條 理事會例會
、例會時間:每月的一個周六。
、與會人員:會長、副會長、各部門部長、副部長、主任、副主任(各部門干事及分支社團可自愿參加)。
、會議內容:會議主持人簡述會議主要內容;各部門負責人報告上月活動開展情況,提出需要解決的問題及本月活動安排;與會人員討論相關事項;會議主持人安排和部署下月整體活動并宣布議定事項等。
、會議記錄:辦公室相關人員應做好會議記錄,會議記錄應載明會議主持人、議題、會議內容和決議等。會議結束后,記錄者整理相關資料,將電子版發至管理群,供未參加會議人員學習參考。
八條 部門例會
、例會時間:每月的最后一個周六。
、參會人員:由各部門負責人主持,該部門全體成員參加。
、主要內容:部門負責人簡述部門近期總體活動情況和面臨的問題;部門各成員匯報活動情況,提出活動過程中遇到的困難和問題;與會人員討論相關事項;部門負責人提出本月活動計劃,具體安排和有關要求等。
、會議記錄:由部門負責人指定人員負責記錄,會議記錄應載明會議主持人、議題、會議內容和決議等。會議結束后,記錄者整理相關資料,將電子版發至辦公室備案,由辦公室審核發至管理群,供其他未參會人員學習參考。
五章 會議紀律
九條 所有參會人員必須準時出席會議,不得無故缺勤、遲到或者早退。如有特殊原因,至少在會議前一天向部門負責人請假,否則將被視為無故缺席。
十條 凡遲到或者因故未能參加會議的人員,會后須向會議主持人了解會議內容,并執行會議布置的與本部門或本人有關的決議或任務。
十一條 會議進行中,與會者自覺將手機關機或調成振動、靜音狀態,以保證會議正常進行,會議鼓勵自由發言,但要嚴肅認真,切實有效,言簡意賅。
十二條 會議時,與會人員認真做好會議記錄,不得在會場吸煙,隨意走動或中途離開,不得隨意交談。
十三條 會議內容具有保密性,任何人不得泄露,否則,情況查明后將對其通報批評,嚴重者將予以除名。
六章 獎罰制度
十四條 獎勵。參照《北京義工聯盟會員考核獎勵制度》執行。
十五條 遲到、早退、缺席。
、遲到。所有與會者在會議規定召開時間后分鐘內未到的,計為遲到。
、早退。所有與會者如未經主持人同意在會議結束前提前離開會場,計為早退。
、缺席。所有與會者未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議,計為缺席。,
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