辦公室文件管理制度(二)

辦公室文件管理制度
　　.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。
九條 發文的范圍：
　　.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
　　.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于：
()公布單位規章制度；
()轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
()公布單位體制機構變動或干部任免事項；
()公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
()發布有關獎懲決定和通報；
()其他有關重大事項；
　　.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：
()對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
()同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程序與要求

十條　發文程序規定：
　　.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；
　　.黨支部、行政辦公室同意發文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
　　.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
　　.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
　　.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
　　.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；
　　.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
　　.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；
　　.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發；
　　.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打��；
　　.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；
　　.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

(五)文件的借閱和清退

十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。，