人事檔案歸檔制度(二)

人事檔案歸檔制度
失等。這是人事檔案利用的主要方式。
()借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；
公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時 催還。
()出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
.人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的 重要保證。
()查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
()外借手續。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。 最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

()出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時 ，需履行以下 手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領 導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

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