七部分:檔案庫房的管理
、檔案庫房門窗牢固,及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶。
、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進入庫房時,必須有本室人員陪同
、庫房要配備好“六防”設施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光),庫房內
嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關物品。
、庫房內櫥具排列要整齊合理,要經常打掃和擦拭,保持室內清潔衛生。
、做好室內外溫濕度記錄,除濕、降溫
八部分:文書的立卷歸檔
、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度,這是提高案卷質量的一個重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質量,文書人員必須認真做好。
、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。
、各立卷單位必須指定專人(兼職)負責本科室的立卷工作,各科室領導要加強對立卷工作的領導,將其納入本部門工作范圍。
、凡本校在工作活動中形成的,具有保存價值的文件材料,均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料,均應及時交有關部門整理立卷,不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況,應補辦齊全,保證文件材料準確、完整。
、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。
、文書立卷歸檔的具體要求:
().立卷前把本部門一內形成的全部文件材料統一收集整理,核對清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
().立卷歸檔的文件材料,應保持它們之間的內在聯系,區分保存價值,分類整理立卷。
().把文件按度分開,不同度的文件,不能混在一起立卷,度工作計劃和下一形成的本度總結,放在本度文件內,長遠規劃放在所針對的開頭一;連續幾的工作總結放在所針對的最后一;跨度的文件歸于結束的代。
().把文件按級別分開立卷,但上級對本校的批復、批轉和本校對下級的批復、批轉文件應在本校卷內,本校的文件材料在前,上、下級的文件材料在后;其余按上、下級文件分開立卷。
().按內容分開立卷,把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯系的一個整體立卷。
().把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。
().卷內文件按一定的規律進行排列。其目的是保持文件之間的聯系,使卷內文件系統化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫號,如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編號,反面編在左上角并填寫好卷內目錄。
().案卷標題要簡明確切,正確地反映卷內文件主要內容,各立卷單位負責草擬所立案卷的標題,劃定保管期限,由綜合檔案室統一填寫。
().各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一的月底以前移交完畢,并履行移交手續。,
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