進出口貿易作業標準化手冊范例(二)

()客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。?

()接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表..)，呈經理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯，處理程序同電報、信件。處理完成后，一聯依順序歸入電話記錄檔，二聯按客戶別歸入客戶檔。?

.報價：?

()業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，挑選產品item，呈經理核可后，打報價單(附表..)，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。?

()報價單一式兩聯，一聯寄客戶，二聯存客戶檔。?

.訂單確認：?

()業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表..)交專業人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打sales confirmation(s/c)(附表..)，s/c一式五聯，一、二、三聯寄客戶，四聯存業務科待辦卷，五聯存客戶檔，并將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。?

.開立境內訂單：?

() 業務科依據s/c及成交卡開立境內訂貨單(附表..)。?

() 訂貨單一式四聯，一聯交售方存查，二聯存業務科待辦卷，三聯交專專業

人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，四聯交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。?

()業務科依據s/c及訂貨單填寫產品表。?

.生產督促及催開l/c：?

()業務科專業人員依據生產及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產進度，于每周業務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回核驗。?

()業務科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。?

()收到客戶開來之l/c，應立即核對交易內容是否相符，若與原來的s/c內容不符，應即要求客戶修改l/c，或協調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程序與開立境內訂單相同。?

.出貨：?

()出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡專業人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。?

()裝船預計表一式三聯，一聯交報關行簽shipping order(s/o)，二聯業務科存查，三聯交專業人員據以驗貨。?

()裝柜完成后，專業人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、凈重、毛重、材數、及退稅方式，由業務科通知報關行修改，并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。?

.押匯(出貨通知)：?

()結關后三日內，業務科自報關行取得提單及押匯文件，經與l/c條款核對相符，呈經理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行已經撥款后，通知銀行取回結匯證實書。海關簽放的輸出許可證(cbc)六聯交會計，影本存待辦卷。?

()每筆貨品出口后，業務科依出口內容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯，一聯(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，二聯(副本)及一份完整出口文件副本(包括l/c，cbc六聯，裝船預計表二聯)存入出貨文件檔，三聯(副本)存入客戶檔。?

()業務科依據實際出口內容，分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。?

.?付款：?

()每筆貨品出口后，業務科于結關后三日內收集廠商寄來的發貨單、銷貨發票、及專業人員填具驗收記錄之裝船預計表三聯，核對無誤后送會計。?

()會計復核業務科轉來的付款憑證，確定該筆出口已經押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經理核示后，開立結關后天之支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。