辦公室崗位責任制及工作制度
一、辦公室主要職責和任務
辦公室是分局的綜合業務職能部門,圍繞分局中心工作參與政務,管好事務,搞好服務,確保分局日常工作的正常運轉。其主要職責和任務:
(一)負責起草分局重要文件,審核機關業務部門擬制的文件。
(二)負責信息綜合、學術調研、稅收宣傳、文電處理和學會秘書工作。
(三)負責機要、檔案、信訪和來訪接待工作。
(四)負責局領導交辦的組織協調、督促檢查工作。
(五)負責協調、安排全局各類會議和有關會議的組織工作。
(六)參與協調、組織分局領導參加的有關活動。
二、辦公室各類人員工作職責
(一) 文秘人員職責
、承辦以分局、分局辦公室名義上報、下發的公文。
、負責分局度總結、工作要點、綜合性經驗材料等重要文件的起草。
、按照分局領導指示,向上級有關部門反映分局重要工作的落實情況。
、負責分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報和對下考核。
、負責落實調研課題,撰寫調研報告,組織分局學術理論研究活動。
、負責與新聞單位的聯系和新聞報道稿件的撰寫、審核、報送。協調組織稅收宣傳活動,承辦上級交辦的涉稅雜志征訂工作。
、負責分局領導交辦有關工作的督促檢查、組織協調和情況反饋。
、承擔分局《月工作要點》和《周會議安排》的收集、綜合擬制。
、負責記載分局《大事記》。
、負責局長辦公會、分局局務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。安排、協調以分局名義召開的各類會議。
、參與協調分局領導參加的各種公務活動。
、負責分局各類電、函的處理。
、負責分局日常值班和來訪接待工作。
(二) 機要人員職責
、負責全局各類文件收發、傳閱、借閱工作。
、負責分局印鑒、介紹信的保管和使用。
、負責全局重大事件的記錄、整理、保存。
(三)檔案人員職責
、負責本機關應歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交;
、保管本機關各種門類和載體的檔案,匯編檔案資料,編制檢索,提供檔案利用;
、整理室藏檔案,科學分類排列,系統編目編號,使之達到規范標準,并做好檔案的鑒定、統計工作;
、搞好庫房管理,落實“八防”措施,保護檔案安全并定期核對清點檔案,保持賬物相符;
、對所屬機構形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進行監督和指導;
、辦理領導交辦的其它有關檔案業務工作。
(四)打字員職責
、負責分局、分局辦公室文件的打印或復印。
、負責對微機、打印機、油印機進行和復印進行定期保養,負責文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。
、完成領導交辦的其它工作。
辦公室工作制度
一、檔案管理制度
(一)檔案歸檔制度
歸檔范圍:本機關在各項工作活動中形成和使用的公文、電報、簿冊、圖表、錄音、錄像、相片等,凡是反映本機關工作活動具有查找利用價值的,均屬歸檔范圍。
歸檔時間:文書檔案二上半完成,會計檔案隔一季度完成,科技、聲像檔案在工作項目,活動之后隨時歸檔。
歸檔要求:
、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。
、分類一般采取度——問題分類。
、案卷的排列、以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,排列方法統一,前后保持一致,不可任意改動。
、根據不同門類和保管期限,按照案卷排列的順序編制卷號,在一個全宗內,案卷目錄號不得重復。在一冊案卷目錄內不得出現重復案卷號。
、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業務建設暫行規定》的要求,案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準,卷內文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。
(二)檔案保管制度
、本機關形成的各處門類和載體的檔案,由檔案室集中統一管理,做到專室、專柜、專(兼)職人員負責保管;
、檔案室有防資措施,防風窗簾,防火器材,檔案柜內放有防蟲、防腐藥品,以使檔案得到安全保護;
、根據氣候條件,適時開窗通風或密閉門窗防潮,以保持室內一定的溫濕度;
、檔案室內嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室內清潔;
、平時出入庫存的檔案,應及時清點登記,并定期檢查室藏檔案、經常檢查電燈、電器線路有無破損,下班前注意關燈、鎖門、關門窗。
、檔案人員變動工作時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。
(三)檔案保密制度
、經常對機關工作人員進行檔案保密教育,明確保密范圍,嚴守保密紀律,執行《保密手冊》;
、非因工作不得隨意談論檔案內容,不得在和人交往和通信中泄露屬于國家機密和檔案資料;
、不得擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家機密的檔案資料,并嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外;
、凡屬保密檔案,不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳;
、嚴格控制機密檔案查閱范圍,并按照保密規定,對歸檔后多余的文件材料及時銷毀;
、定期檢查檔案保密情況,發現問題及時上報,不隱瞞、失泄密事故;
、加強庫房管理,非本室工作人員嚴禁入內。
(四)檔案利用制度
、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍,主要為領導決策和機關各項工作服務;
、本機關工作人員查閱檔案,均限于本人工作范圍所形成的檔案材料,查閱超出本人工作范圍的須經有關負責人同意;
、查閱保密檔案范圍,需經主管領導批準;
、外單位查閱檔案時,必須持介紹信,經同意按介紹信內容查閱;
、查閱檔案時,嚴禁涂改、勾劃、抽、折毀、剪裁、增刪檔案,對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱,更不能翻印公布、倒賣;
、查閱檔案必須履行登記,注銷和檢查手續,當面點清,如發現差錯,及時追究責任,并采取補救措施。
二、辦公室會務制度
、為保證辦公室工作高效協調、順暢運作,建立辦公會制度;
、辦公會由主任或委托副主任主持召開。
、會議一般每周一下午召開,有特殊情況可臨時召開。
、參加會議人員為辦公室全體人員,必要時通知有關人員參加。
、辦公會主要內容為匯報講評上周工作,布置下周及近期主要工作,商議、協調、解決工作中遇到的矛盾和問題。
、秘書市辦會議的會務組織工作。
三、打印室管理制度
、文秘人員負責打印室的管理工作。
、文秘人員對送交的文件、材料應逐一登記、校核,并簽字后送打印室打印。
、電腦等打印設備要經常維護。打印設備出現故障應及時分析,查找原因,并向辦公室領導匯報。
、嚴格打印或復印程序和手續。打印文件必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受打印件或復印。手續不完備的應拒絕打印。
、保證打印或復印質量,提高工作效率。堅持誰起草誰校對,兩校一復核制度。急件隨到隨打,平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內,杜絕原則性差錯。
、嚴格遵守保密規定,禁止無關人員翻閱打印資料和出入打印室,不在室內待客閑談。
、負責打印室的安全、衛生、保潔工作。做到每日清掃清潔,每周大掃除。人走四關(關機、關電、關燈、關門)。
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