歸檔要求:
、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。
、分類一般采取度——問題分類。
、案卷的排列、以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,排列方法統一,前后保持一致,不可任意改動。
、根據不同門類和保管期限,按照案卷排列的順序編制卷號,在一個全宗內,案卷目錄號不得重復。在一冊案卷目錄內不得出現重復案卷號。
、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業務建設暫行規定》的要求,案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準,卷內文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。
(二)檔案保管制度
、本機關形成的各處門類和載體的檔案,由檔案室集中統一管理,做到專室、專柜、專(兼)職人員負責保管;
、檔案室有防資措施,防風窗簾,防火器材,檔案柜內放有防蟲、防腐藥品,以使檔案得到安全保護;
、根據氣候條件,適時開窗通風或密閉門窗防潮,以保持室內一定的溫濕度;
、檔案室內嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室內清潔;
、平時出入庫存的檔案,應及時清點登記,并定期檢查室藏檔案、經常檢查電燈、電器線路有無破損,下班前注意關燈、鎖門、關門窗。
、檔案人員變動工作時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。
(三)檔案保密制度
、經常對機關工作人員進行檔案保密教育,明確保密范圍,嚴守保密紀律,執行《保密手冊》;
、非因工作不得隨意談論檔案內容,不得在和人交往和通信中泄露屬于~和檔案資料;
、不得擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于~的檔案資料,并嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外;
、凡屬保密檔案,不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳;
、嚴格控制機密檔案查閱范圍,并按照保密規定,對歸檔后多余的文件材料及時銷毀;
、定期檢查檔案保密情況,發現問題及時上報,不隱瞞、失泄密事故;
、加強庫房管理,非本室工作人員嚴禁入內。
(四)檔案利用制度
、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍,主要為領導決策和機關各項工作服務;
、本機關工作人員查閱檔案,均限于本人工作范圍所形成的檔案材料,查閱超出本人工作范圍的須經有關負責人同意;
、查閱保密檔案范圍,需經主管領導批
準;
、外單位查閱檔案時,必須持介紹信,經同意按介紹信內容查閱;
、查閱檔案時,嚴禁涂改、勾劃、抽、折毀、剪裁、增刪檔案,對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱,更不能翻印公布、倒賣;
、查閱檔案必須履行登記,注銷和檢查手續,當面點清,如發現差錯,及時追究責任,并采取補救措施。
二、辦公室會務制度
、為保證辦公室工作高效協調、順暢運作,建立辦公會制度;
、辦公會由主任或委托副主任主持召開。
、會議一般每周一下午召開,有特殊情況可臨時召開。
、參加會議人員為辦公室全體人員,必要時通知有關人員參加。
、辦公會主要內容為匯報講評上周工作,布置下周及近期主要工作,商議、協調、解決工作中遇到的矛盾和問題。,
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