公司文控中心管理辦法(四)

公司文控中心管理辦法
．公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。
．公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。
八、文件資料的保管：
．防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；
．公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；
．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
九、文件資料借閱、利用工作：
．總監級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件），部門經理簽批、總經辦系統管理部經理核審后方能調閱。
．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由系統負責人批準；跨系統的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。
．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽娶拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻英抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。
．公司內文件資料利用的方式有：)提供文件資料原件；)提供文件資料復印件；)提供文獻索引資料。
．出文部門負責人要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務，主要方面為經營戰略信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。
四章文件資料的鑒定和銷毀
．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。
．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。，