公司文控中心管理辦法(三)

公司文控中心管理辦法
．發揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓、教育基地之一。
．開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。
．組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。
．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。
三章文件材料的管理工作
六、文件資料材料的收集：
．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存XX、等）；注明文件的版本號。
．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；
．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。
七、文件資料的歸檔、立卷與管理：
．區分全宗，確定立檔單位。
．分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
．大類分為：制度/規定：s；文件：f；資料：d；檔案：a；合同：b。
．部門拼音縮寫：物控：wk；生管：sg；倉儲：cc；品管：pg；研發：yf；技術：js；客服：kf；采購：cg；生產：sh；市場：sc；銷售：xs；設備：sb；財務：cw；oem：wb；后總：hz；總經辦：zj；人力資源：rl；制造中心：zz；營銷中心：yx；研發技術中心：yj；財務中心：cw；廣州分公司：gz；上海分公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。
．保密用y表示，非密級則用n表示。
．密級：絕密：as；機密：cs；秘密：ps；無：op
編碼原則：編碼為十二位數，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（份）□□□□（流水號）。如總經辦～某份制度編碼為：szjnop。
．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。
．整理案卷，使之厚度適宜，控制在cm至cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
．對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
．每對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。
．對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。，