公司文控中心管理辦法.對遺缺不全的文件資料,采取不同措施,積極收集齊全;.及時催辦理完畢的文件上交回收,在檢查齊全后整理立卷歸檔。七、文件資料的歸檔、立卷與管理:.區分全宗,確定立檔單位。.分類:依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外,同時按部門、是否保密、保密程度來分。. 大類分為:制度/規定:s;文件:f;資料:d;檔案:a;合同:b。. 部門拼音縮寫:物控:wk;生管:sg;倉儲:cc;品管:pg;研發:yf;技術:js;客服:kf;采購:cg;生產:sh;市場:sc;銷售:xs ;設備:sb;財務:cw;oem:wb;后總:hz;總經辦:zj;人力資源:rl;制造中心:zz;營銷中心:yx;研發技術中心:yj;財務中心:cw;廣州分公司:gz;上海分公司:sh;北京分公司:bj;香港分公司:xg;信念公司:xn。. 保密用y表示,非密級則用n表示。. 密級:絕密:as;機密:cs;秘密:ps;無:op編碼原則:編碼為十二位數,□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級程度)□□(份)□□□□(流水號)。如總經辦~某份制度編碼為:szjnop。.歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內。.案卷排列:立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起,編制案卷目錄和案內目錄。.整理案卷,使之厚度適宜,控制在cm至cm之間,材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的,應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。.對所有公司文件資料系統排列,確定保管期限,編制文件資料目錄(卡片),按一定次序排列和存放。.每對文件資料進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。.對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計,并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期(每月兩次,分別于月初、月中)報送相關資料至文控專員。
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