如何實現員工的規范化管理

緣起

　　一個朋友經營一家地區性小型物流公司，員工60多人。盡管他的企業平均每年給員工的工資漲幅都在10%以上，但是他感到員工滿意度，尤其是“80后、90后”員工的滿意度很難提升。他請教我，對解決此問題有何建議?我想，中國經濟在經歷了多年高速發展之后，普通員工在隨著工資水平的提高徹底解決了“溫飽”之后，對企業價值、工作價值、法律意識、民主意識的要求自然會提升。如何把有限的成本開支應用到這些新的要求上?我建議企業逐步實現“規范化、專業化”管理。

見解

　　依據我們的調研數據，如果綜合各類因素，比如為員工如實繳納“五險一金”、人民幣升值、房價和日用生活必須品的價格上漲、員工教育和培訓費用的上漲等等，和5年前相比，企業主為員工實際支付的成本至少攀升了50%~60%;同時，從全國來看員工工資的平均水平為應對通貨膨脹，也大概增加了20%左右。因此，粗略地估計，中國“人口紅利”表現在企業員工成本上最多翻了一倍。這對許多處在低利潤率產業，比如物流業、制造業和簡單加工業中的企業造成了巨大的壓力。

　　80后和90后員工沒有經歷過他們父母那一代人低收入、大鍋飯平均主義的管理制度，他們一開始進入的企業就是處在一個開放的全球經濟和全球多元文化的環境中，同行業的企業之間有中外企業的比較，工資水平基本解決了基本的生存需要，有的人的工資待遇甚至還有盈余可以追求更多的精神的和非物質的需求。無論他們工作的企業大小，新生代員工對企業的規范化管理、職業生涯設計、法律面前人人平等等觀念形成了自然的期望，已經不再是僅僅對跨國公司的期望。 同樣地，對于那些能力突出、優秀能干的員工，他們對所在企業的工作環境、人文環境、成長環境都開始有越來越多的要求。企業如果想保持自身在人才方面的競爭力，就必須面對這些新的要求，而為滿足這些要求，有眼光的企業已經認識到提升人力資源規范化管理、專業化管理成為必要的手段。

1、員工合同和檔案管理系統

　　對于中小企業來說，員工的規范化管理首先從員工檔案和勞動合同管理做起。這包括三個時間段的文件管理：員工的入職階段、正式使用階段、和離職階段。 也既涵蓋了員工與企業發生關系的整個生命周期。聽起來這是個很復雜的工作，其實這項工作并沒有你想象的那樣復雜，因為這套規范化的工作對每家企業幾乎都是一樣的，已經積累下了許多可以參考的流程和方法。比如入職階段，國外企業稱作 on-boarding process， 規范的管理要求企業的人事部門或行政部門必須按時完成以下文件的入檔(或錄入公司的數據庫)：員工參加面試的記錄、入職前的心理學和技能測試、錄用通知書副本、雇用合同、員工的個人信息(入職崗位、時間、直系親屬、家庭地址和聯系方式、畢業和學位證明、被罰、被刑拘或其它犯罪記錄等等)、入職時公司給予的電腦、電郵帳號等企業資產登記、入職培訓內容記錄等。值得一提的是，這些看似繁瑣的不重要的信息，日后在發生勞資糾紛、解聘等事件時，會變得十分重要。比如，企業通常要求員工入職時填寫個人信息，該信息的準確性如果受到質疑甚至被證明是虛假信息，企業具有立即解除雇用關系的權力，嚴重的，企業可以追究相應的法律責任。在此階段，多數企業對新員工有“試用期”，按所簽勞動合同不同試用期一般也不同。按照現行勞動法，試用期是勞資雙方最靈活最方便的階段，任何一方都可以在試用期內解除勞動關系;因此，許多企業都很重視在此期間對員工的觀察或考核，盡量把可能出現的問題在試用期內解決。

　　從員工正式轉正開始，是規范化管理的第二個時間段，即“員工使用”階段。該階段比較重要的文件管理包含了每年階段性的績效評估、360度評估結果、參加公司組織的培訓表現記錄、參加公司外教育和技能提升學習項目記錄、客戶反饋意見、加班或缺勤記錄、費用開支記錄、項目獎金、年度獎金、年度工資調整記錄等等。這個階段的規范化管理是個持續的過程，通常會涉及到多個部門的合作才能完成，比如差旅報銷數據、手機費用、上網費用等沒有財務部門的配合是無法獲得數據的。第三個階段則是員工離職的前后(off-boarding process)，這包括離職的審核、離職前的財務結算和公司財產移交確認、離職面談記錄。

2、建立基于IT系統的考勤和請假審批流程

　　員工的規范化管理還體現在依靠系統來統一大家對制度的執行。許多中小企業的管理者因為忙于業務，時常連員工的考勤記錄、請假記錄都難以做到全面和系統地追蹤。你可能遇到過這樣的情景，明明規定申請事假需要提前一周，但會有員工臨時提出申請;制度明確規定三天以上的請假需要副總一級批準，但時常部門經理一忙忘了這個要求就批復了。對事假、病假、年假、節日假的批復，最規范的管理方式是依靠IT系統的自動審批流程，因為系統無法做任何違規操作，除非人為地去修改系統的程序設定。換言之，這時系統起到了人力所無法做到的對制度的嚴格維系的作用。比如一個請假流程，申請人必須在請假單上填寫請假天數，并從設定好的8種請假類別中選擇一種，以便于人事部門進行月度、季度或年度統計匯總。必須在請假時間的下面填寫請假事由，以方便審批人進行查看和審批。申請人不能自己去胡亂填寫，更不能隨便的寫在一張紙上就去找領導審批。流程是事務的處理過程，它定義了企業要以什么樣的規范去處理這件事情，避免造成順序上的錯誤，以及沒人管、多人管、推諉、拖延等各種問題的發生。表單是事務的記錄載體，它定義了企業要以什么樣的規范去描述這件事情，全體人員使用統一的標準，使事情更容易被記錄、理解和分析。

　　考勤記錄也是如此，系統可以發揮有效的監督作用。當然，我這里不是倡導對員工的無人性管理，相反，只有可觀準確的數據記錄和系統記錄，才能保障有效地運用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓勵和關愛那些應當得到這些正面激勵的員工。

3、文件化、文件化!

　　員工規范化管理的第三個方面是，要學會用“文件化”(documentation)來建立企業的員工風險防范制度。隨著80后、90后員工成為企業的主流大軍，隨著國家對勞動法和其它雇用關系方面的規章制度的不斷深化，中小企業會面臨越來越多的法律風險。說來有點諷刺意味，越是在今天電子數字化的時代反而對傳統的白紙黑字的文件化有了更多的要求，盡管這些文件可以是以電子版形態存在。 會議談話紀要、員工績效評估談話、工作相關的事故處理報告、職工代表大會的投票決議等等，因企業大小不同行業不同，有不少日常管理的內容需要“書面化、文字化”，形成文件格式，存入員工檔案、錄入企業數據庫，這些在將來都可能成為十分重要的法律文件。