董事長辦公室秘書崗位職責及工作流程

工作內容

工作要求

工作流程

一、辦公室

內 務

、辦公環境

明亮整潔

一塵不染

家具擺放整齊

辦公桌無文件累積

文件整齊規范

圖書排放整齊

、每天準時上班。

、開窗通風。

、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

、為董事長備好茶水（董事長到辦公室的同時）。

、每天下班前清理辦公桌一次，關閉好門窗、電源等。

、及時清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內過夜。

、每兩周吸塵一次。

、文件管理

流程齊全

分類合理

處理及時

管理規范

、對所有文件先進行識別，并分類登記，再分別辦理。

、外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號，及時送批和傳遞發放，并留下記錄。

、內部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內，便于董事長看閱。

、外來公函、通知及文字資料：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

、內部通知、報告：及時送交董事長閱示，根據董事長批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內）。

、公司各部門（單位）送交董事長簽字的，根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。

、重要的和緊急的文件，須提醒董事長。

、每天將送交董事長批示、看閱的文件清理一次，并核對登記記錄。

、根據文件積累的情況及時進行存檔，并作好相應記錄，便于查閱。

二、來賓接待

彬彬有禮

熱情接待

、笑臉相迎，茶水相待。

、詢問來賓情況：來訪目的，有無預約及身份情況等。

、索要名片。

、及時向董事長請示。

、按董事長意見引見，接待（按情況給予續茶水）。

、根據客人來訪時間及職務等級，征詢領導意見后確定是否客餐、宴請。

三、會務服務

、董事會

準備充分

安排周全

接待周到

組織完善

、會議議程的擬定。

、確定與會人員。

、會議通知起草和發送。

、會議文件的準備。

、會議場所的確認及會場布置。

、會議簽到及記錄。

、與會人員的接待工作。

、工作會

、檢查會場環境是否干凈整潔。

、檢查會議通知是否到位。

、檢查會議文件準備是否齊備。

、會議人員的接待。

、會議期間的服務。