職責的界定原則
職責界定原則是指企業在進行職責界定時必須遵循的準則。界定職責應該事先約定準則并嚴格遵守執行。
職責界定的六個原則。
1、戰略導向原則。與戰略目標相關的事情才能列入企業員工的工作職責,無關戰略的職責就是做無用功,除了浪費時間,就是浪費成本。一個代工企業的質檢員研究技術升級就不屬于本職工作,企業的保安搞產品開發只能算業余愛好。職責只能列入企業必需的工作。
2、單一職責原則。不將同一職責授給二個崗位。職責界定必須體現“專業的人做專業的事”和“凡事皆有專人負責”原則。
3、職責銜接原則。職責絕非孤立存在,而是在流程運轉中實現或完成,故此,企業在劃分職責時,必須考慮工作目標的整體實現,避免將過程職責分解到崗位后造成職責斷裂局面。因此工作承接與傳遞方向必須界定清楚。如倉庫管理員的職責就有這樣一條“負責向會計報送物料收發報表”或“傳遞物料收發數據”。前者是手工操作企業的倉管員工作職責,后者是采用信息技術企業的倉管員工作職責。
4、責權對等原則。界定職責就是授權,授責必須同時授權。只有責任沒有權力是無法完成任務的。巧婦難為無米之炊,員工沒有資源支配權力,就不能有效履行職責。有些企業流行的“員工時時請示、事事匯報”現象就是責權不對等的體現。
5、責權利均衡原則。當然這里也包含了責權對等原則。不過,它更強調責利對等和權利公正原則。擔負責任并且完全履行職責,就應該享受對等的利益。不能讓老實人吃虧。事先界定就能避免因人而異的利益分配。履行職責與獲得的利益要公正公平,不能讓擔負較低責任的崗位享有較高的權力以及獲得過高的待遇。
6、簡潔直觀原則。這是表達方式和語言使用上的要求。在下節職責界定的方法中有詳細介紹。
職責的界定方法
如何確定崗位職責呢?還得從企業戰略目標分解開始,然后進行企業決策分類,再從組織架構設置到崗位配置入手,進行職能細分和流程梳理,才能搞清楚各崗位承接的事項和承擔的工作。
進行過流程梳理和優化的企業,界定崗位職責比較容易。把流程圖中與某一崗位對應的事項歸納起來,該崗位的工作職責就完成了一大半。再將本企業管理人員、一般員工的共性工作進行歸類,個性化地劃分到該崗位,其崗位職責就齊全了。一般員工的共性職責有“遵守公司規章制度”、“完成上級交辦的其它工作”。主管人員的共性職責有:負責組織制度擬訂和貫徹執行、負責系統目標制訂并組織達成、負責本單位本部門成本控制管理、負責本系統員工的發展管理、負責本系統員工的績效與薪酬管理、負責本系統例外處理、負責公司規章制度在本系統的貫徹執行、完成總經理交辦的其它工作。
在實踐中,企業員工撰寫崗位職責常犯錯誤有以下情形:
1、把做好的要求當作工作職責。如收銀員職責“負責收銀工作”,不少企業員工寫成了“確保收銀不出差錯”。工作職責就是該崗位員工必須做的,沒有商量的余地。能不能做到,能夠做到多少,是職責完成情況或者說是考核的結果。
2、把工作中的某一個活動當作職責;蛘哒f把一項職責分解為幾個動作表述,如把會計職責的“負責報銷核算工作”分解為“負責審核單據”、“負責核對預算”、“負責核實報銷金額”等就過細了,容易淹沒工作主題。
3、把支持、協作事項當作工作職責。如“負責參與學習討論”、“負責參與方案討論”、“負責部門之間的協調”等內容放在任何崗位都沒有實質意義。崗位職責只需要界定主管工作或主辦工作。
4、把履行職責應該具備的條件放到職責中。如把“身體健康”、“忠于職守”、“膽大心細”錯放在保安的職責中。這些屬于擔任保安應該具備的條件,而不是保安職責。
5、假話空話套話。有的企業員工在工作職責中表決心,如“全心全意”、“保質保量”、“準確無誤”之類的詞句根本不應該出現在崗位職責之中。
崗位職責重在解決“管什么”、“做什么”,只能用動詞加名詞來表述。它不能使用修飾詞,不能用形容詞,不能用比喻,不能用夸張,它必須客觀理性、平白直說。所謂“有一說一,有二說二”用在崗位職責寫作上最為貼切。
崗位職責要寫好寫準確不容易。多一字不行,少一語有誤,多一項不行,少一項更不行。多一字工作變性,少一項工作落空。撰寫崗位職責不需要生花妙筆,撰寫崗位職責需要樸實文風,不能嬌柔做作,必須字斟句酌。
古人講寫詩功夫在詩外,看來,寫崗位職責功夫也在寫作之外,那就是你必須清楚該崗位負責的全部事項。也就是說確定崗位職責在前,寫好崗位職責在后。
崗位職責具有極強的企業特色。同崗位名稱在不同的企業其擔負的職責是不一樣的。照搬照抄幾乎沒有可能。只能企業人員組織起來共同擬訂撰寫原則和撰寫標準,然后分頭執筆擬訂初稿,再集體討論補充,最后由企業負責人組織審批。崗位職責界定是企業組織行為,必須群策群力,不能假手個人包辦。
茲舉實例一份,供讀者借鑒參考。
附:某制造企業行政部物業科基建監理崗位職責
1.負責基建工程詢價。
2.負責基建工程隊選擇報批。
3.負責基建預算報批。
4.負責基建合同草簽。
5.負責基建施工管理。
6.負責組織基建工程驗收。
7.負責組織基建工程結算報批。
8.負責基建合同、基建檔案管理。
9.遵守公司的規章制度。
10.完成上級交辦的其它工作。
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