不懂項目管理,還敢拼職場讀后感
更新:2023-09-20 15:23:26 高考升學網
改行項目經理的“杜拉拉”——《不懂項目管理,還敢拼職場》讀后感
幾年前看過李可的職場小說《杜拉拉升職記》系列,感覺不錯,之后發覺有很多跟風之作,盲目的把外企描寫的很讓未涉足于此的學生們向往的地方,然后佐以職場上的曖昧,辦公室政治加上夾雜著幾句英文單詞的對話顯示自己的高大上,于是很快就沒有了興趣。
這本《不懂項目管理,還敢拼職場 》則是這幾年來第一次看的白領職場小說,由暢銷書《別告訴我你懂PPT》的作者李治寫的一本自傳風格的小說。故事很簡單:一個在米國碩士畢業的中國女孩,求職于百事泰國分部,然后分享自己在那里接到大型項目任務,開動資源最終完成的故事。沒有什么辦公室曖昧和勾心頭角,沒有涉及外企職場小說常有的羅列薪水、待遇優越感,只是平淡的成長經歷和項目管理的具體事例。但是,這種成長經歷的分享,以及簡單的項目管理概念的介紹,也讓我學到很多東西。
一、制定時間表,啟動大項目
很早以前就知道甘特圖以及office組件里面著名的project項目管理軟件,但一直認為太深奧了,有種不明覺厲的感覺,從這本書里面具體的項目實例,才知道原來項目管理就是為了完成項目,調配各種資源,深入細化分解,分工落實到位,最終實現既定目標的管理技巧而已。
書中提到了一個WBS的概念,其實就是工作(work)、分解(breakdown)、結構(Structure)三個詞的分解,具體的說,對一個項目的分解,用WBS的標準來衡量就是:
1 每個任務的狀態和完成情況是可以量化的。
2 明確定義了每個任務的開始和結束。
3 每個任務都有一個可交付成果。
4 工期易于估算且在可接受期限內。
5 容易估算成本。
6 各項任務是獨立的。
7 各項任務能被描述的。
層層細化,具體到人,落實到位,明確時間表。這種工具不僅僅適用于大型企業的重大工程項目分解,同樣也適用于我們任何組織和個人的重要項目。
二、如何應對時間緊任務重
遇到時間緊任務重的時候,按時完成只有兩種辦法 :
一是增加資源。這里的資源包括 增加工作時間或增加人力資源 。但缺點是成本一定會增加,因為不管是支付加班費,還是增加新的人手,都是需要人力成本的。 而且增加時間有可能效率得不到保證,增加新人,需要熟悉上手,質量得不到保證。
二是加速進程 。(www.lu100.cc)這里所謂的加速進程一方面是提高工作效率,加快工作進度,但另一方面更重要的是 通過重新設計進程,調整優化組合,從而實現加速完工的目標。
對大多數復雜多線程的項目來說,增加資源的效果和成本要低于加速進程,當然兩者結合是非常必要的 。如何應對時間緊任務重,更加有效的一種辦法就是,更加合理的時間預估。時間估算的 方法有很多 ,書中主要介紹了兩種 :
一是三點估算法:基于計劃評審技術的時間規劃法。公式是:預估時間=(最悲觀的時間+4最可能的時間+最樂觀的時間)/6
二是樂觀估算法:公式是預估時間=最樂觀的時間1.5 。以應付各種意外發生。
我們在實際工作中,不管知不知道WBS這個概念,遇到重要任務總會自發或被動的用到一些項目管理的手段或技巧,從這本書中學到的,是更加清晰明確的概念和框架,從而更加容易自覺地使用這種提高效能的工具。
三、合理分工,各司其責
以前我在工作中,特別是多部門合作完成業務的時候,總是遇到一些煩心事,比如工作分工不明導致互相推諉啦,比如職責不明導致亂插手或事情掉空擋里面了等等 ,記得10年前遇到過一次大型調研任務,涉及十幾個單位,地跨2個省四五個城市上千人的數據,就是因為分工不夠細,責任不夠明確,三個部門兩個主要負責領導各說各話,弄的下面的人也無所適從,然后層層卸磨,最后幾乎所有工作壓給我這個剛剛大學畢業,沒有任何經驗的傻小子身上了,整整一個星期沒黑沒白才勉強過關,個中滋味只有自己知道了。因此見到書中介紹有種RACI矩陣專門明確團隊職責,細分工作任務的,不由眼前一亮!
RACI矩陣(或RASCI)是一種明確項目進程中人員責任和權限的圖表,其具體含義英文縮寫為RASCI。
· 誰負責(R = Responsible), 即負責執行任務的角色,他/她具體負責操控項目、解決問題。
· 誰批準(A = Accountable), 即對任務負全責的角色,只有經他/她同意或簽署之后,項目才能得以進行。
· 誰支持(S = Supportive), 即提供信息資源,輔助執行任務的人員。
· 咨詢誰(C = Consulted), 擁有完成項目所需的信息或能力的人員。
· 通知誰 (I =Informed),即應及時被通知結果的人員,卻不必向他/她咨詢、征求意見。
具體步驟是:
1. 在RACI表的左側列出整個項目的所有任務和流程節點。
2. 在RACI表的上方明確整個項目中所有角色。
3. 在單元格內辨析每個任務中的RACI角色(這個任務誰負責、誰批準、誰支持、咨詢誰、通知誰)
4. 原則上每行(具體任務)中有且只有一個“R”角色(方便問責,減少推諉)。
5. 若某個任務流程出現兩個R角色,則對該任務流程進行再分解,直到只有一個R出現為止。
6. 若某個任務流程找不到“R”角色,這時總負責人重新挑選、任命一人擔任“R”。
作者說RACI矩陣是一個讓N個和尚抬水吃的矩陣,可以明確職責,也可以平衡工作量,我對此深以為然。
四、風險分析的力量
日本人有句話叫做勝ちを考える前に負けを考えよう。意思是“未慮勝,先慮敗”,中文翻譯可能“未雨綢繆”更加貼切,在項目管理中,有個風險分析算得上同義詞。風險管理主要分四個部分:風險識別、風險估計、風險應對計劃和風險控制。在受領任務的時候考慮一下打提前量,或者狡兔三窟是十分必要的。
五、會議中快速成長
一直認為,會議是最低效最官僚的產物,甚至有的時候認為會議唯一的作用就是打瞌睡 ,而作者筆下的會議,卻是如此的高效:
會前準備:
1、準備好議題
2、盡可能敦促會上做出決議,落實到人,精確到點
3、會后的跟蹤不在于推動,在于協作
會議議程:
會議議程應該包括時間、地點、必須參加人、歡迎參加人、會議標題等內容
高效會議的忌諱
1、忌達成大而空的決議或目標
2、忌沒有隨后落實
作者在書中講到了關于會議記錄的寫法 ,提供了一個比較不錯的內部會議記錄模版 。開會的目的在于,為了達成共識制定行動方案 。會議記錄上注明批準人、通知人、主要進展,和急需解決的問題 。所謂批準人就是批準會議中達成意向內容的領導或團隊 。所謂通知人,就是完成工作以后需要被交接工作的那個人,也就是接力棒的下一位。
五、成熟比成功更重要
雖然從這本書上學到很多東西,但平心而論,這并不是一本特別好的項目管理教科書。畢竟,這是一本小說,而不是操作指南,因此,如果從單純的學習項目管理中去看這本書,那么它不足之處還是很多的,但是,換個角度,從高效能職業素養的養成角度去看,這又是一本非常簡淺易懂的入門書,書中用自己的經歷不斷灌輸給讀者兩個觀點:
成熟比成功更重要
學習比提升更重要
真正明悟這兩句話,這本書的價值就足夠。