傳統檔案管理方式分析

傳統檔案管理方式該改改了

　　中國青年報社會調查中心對2000多名大學生進行的調查顯示，58.5%的受訪者表示畢業辦理戶口、檔案、組織關系時遇到麻煩。有人指出，檔案處置過程的繁瑣和所涉部門的草率，更加劇了困難。廣州大學一學院院長認為，檔案管理的人為性很強，檔案材料失真、注水情況很難查實，組織意見實際上也是個人的意見。(《中國青年報》9月23日)

　　盡管檔案與工作和生活息息相關，但是許多應屆畢業生都不知道自己的檔案袋里有什么材料。我們通常說的檔案指“人事檔案”，是記錄一個人主要經歷的文件材料，本來不應該有什么神秘感�？墒�，因為檔案制度與改革開放前的“單位制”緊密結合在一起，它又承擔了國家管理公共事務的職能。在過去很長一段時間，檔案帶有很強的政治屬性。作家梁曉聲就把檔案比作第二份“戶口”。他提到在“文革”期間，檔案中如出現“帶有惡意的某種所謂‘結論’”，就會影響人的一輩子。

　　如今，檔案的政治屬性已逐漸褪去，不過檔案管理的一整套機制并沒有改變。盡管人們生活中感覺不到它的存在，但是一到換工作、考公務員等“關鍵時刻”，檔案還是能夠顯現出它的“威力”。直到現在還時常曝出職員辭職后，找新工作應聘時一路順利，直到最后關頭，招聘單位才告訴不能錄用——后來發現是自己的檔案出了問題，原單位對其辭職不滿，而寫上了若干“神秘的處分”。

　　類似“工齡計算”、“轉正定級”等名詞，盡管現在的大學畢業生已對此陌生，但是這些制度依舊存在。而對于長期生活在境外、自由職業等改革開放以后出現的普遍現象，檔案管理制度也一直沒有效措施應對。

　　此外，私營企業、股份制企業等“非公”機構沒有人事檔案的管理權限，職工必須把檔案交給人才機構掛靠。目前一些地方的人才機構已逐步停止征收檔案管理費，國家發改委也提出最晚到各地不再征收檔案管理費，這當然是一項進步。不過，檔案托管的前置條件是檔案管理權限的不同，這涉及到對“公家”單位和“非公”機構的區別對待。這種區分投射到勞動者個人，就成了“身份”的不同。而這些區別，其實有悖于市場的公平精神。

　　檔案主人不能直接填寫檔案內容，這是為了確保檔案的真實性和嚴肅性。不過，這并不意味著由他人管理的檔案就客觀公正。檔案管理應當從“不能看”變為“不能動”，扭轉信息不對稱的局面，以保障檔案主人最基本的知情權。結合人事檔案電子化，在技術層面完全可以做到在杜絕私自修改的前提下，檔案主人全面了解自己的檔案信息。

　　曾經，檔案作為一種社會管理工具，在某種程度上限制著人才的自由流動，甚至成為不公正壓制個人發展的手段。如今檔案向服務職能轉變，不光是對用人單位的服務，也可以成為對檔案主人的服務。在“誠信檔案”、“社保檔案”等新名詞逐漸出現的今天，我們可以看到廣義上的檔案對個人發展的必要。各種新的“檔案”在推動社會治理的完善，在服務檔案記錄對象的成長。相比之下，傳統的人事檔案已處于滯后局面，到了必須改革的時候。