檔案管理淺析

檔案調轉難呼喚管理轉型

　　近日有調查顯示，58.5%的受訪者表示畢業辦理戶口、檔案、組織關系時遇到麻煩。具體來說，53.5%的受訪者指出檔案關系辦理流程煩瑣不清、33.3%的受訪者感到組織關系沒有地方遷移、32.8%的受訪者覺得處置時間過長，耽誤事。(《中國青年報》9月22日)

　　人事檔案尤其是畢業生的人事檔案、組織關系等，對畢業生而言不是小事。從現實來看，前些年，未就業的畢業生檔案還可以在學校存放二三年，現在很多學校規定必須遷出去。高校對畢業生的檔案管理分類非常細，不同分類有不同的處理方式。例如，師范專業畢業生的檔案由畢業生所在地教育局保管，非師范專業畢業生的檔案由當地人才中心代為保管。

　　而人才中心又分為當地人才中心和代理公司兩種形式。筆者所在的省市還有一些特殊要求，如大連生源的未就業畢業生檔案要存放在指定的某代理公司。也就是說，如果不花費一些時間和精力，詢問熟悉內情的人士，一時還真的理不清檔案管理的復雜程序。而且，當下一些人才服務中心工作人員少，態度不好，效率偏低，管理費用不公開透明，難怪檔案管理給人留下一個亂糟糟的印象。更有甚者，有的學生由于經常調動工作，需要頻繁調取檔案，到最后都不知道檔案身在何方。

　　細究檔案管理亂象的原因，除了檔案管理的基礎工作標準化、規范化仍需改進之外，很大程度上是傳統的檔案管理方式與網絡時代的社會現實不相適應或缺乏統一性導致的。也就是說，完全靠人力來處理的檔案處理方式，越來越不匹配頻繁的人口流動、工作調動等社會現實，由此帶來檔案流轉過程中障礙重重。

　　筆者并不反對檔案管理的公司化，如果付費能夠換來方便快捷、周到順暢的服務也不錯，但現狀顯然與理想狀態相去甚遠。因此，亟待解決的是減少多部門管理卻無部門負責的尷尬現狀，同時提高檔案信息管理人員的素質。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，甚至有的工作人員缺少最基本的現代辦公能力。同時，紙質化管理浪費大量的人力、物力、財力，將檔案管理電子化是值得探索的領域。相關部門倘若利用成熟的軟件，建立統一的調出與調入標準，加以有效管理，勢必會減少很多麻煩。

　　實際上，這些積極探索的行為背后，無不倒逼著檔案管理制度的改革，歸根結底是精簡檔案管理過程中的冗長、拖沓的程序，凸顯服務意識。檔案管理也不應僅僅局限在檔案保存和管理上，還應突出為檔案者的服務，變管理者為服務者，為個人發展做出有效的幫助，如幫助建立誠信檔案、助人檔案等。也唯有如此，才能最大限度地減少檔案者的時間成本，讓檔案回歸它本來的意義。(汪洪斌 作者系渤海大學高職學院教師)