檔案必備知識畢業后檔案嚴禁個人保管、私拆

　　隨著各大高校畢業典禮結束，畢業生開始集中離校。對于即將走上工作崗位的畢業生來說，自己的檔案將首次離開學校的“看管”，轉至單位、人才等機構。

　　記者近日發現，不少畢業生離開母校后，最為“犯暈”的，就是和檔案相關的一系列問題。比如在北京就業，人事檔案由哪里接轉?在京外地區就業或出國留學(微博) ，檔案又將怎么辦?近日，北京市人力資源和社會保障局相關負責人通過新京報公開課，講解檔案有什么作用，如何完成學校到用人單位之間的“接力”。

　　新京報訊人事檔案，記錄著一個人求學、就業、社會實踐活動等方面情況，如同每個人的“個人博物館”，但又不能自己啟封，因此格外“神秘”。

檔案里裝了什么?

　　高校畢業生人事檔案的內容相對簡單，一般都裝在一個檔案袋里。

　　檔案袋內主要包括四方面的內容和材料：高中(中專)階段的學籍材料以及參加高考(微博)的報名材料;高中以上學習階段的學籍材料以及每階段的報考材料;《畢業生就業派遣通知書》;黨團、社會實踐及體檢等材料，如入團申請書、軍訓總結表、高考報名志愿表、大學成績單等。

檔案干什么用的?

　　沒有檔案，無疑會為高校畢業生今后的生活和工作帶來一些麻煩。

　　據記者整理，養老待遇核準、職稱評審、報考公務員(微博)、出國出境政審、領生育服務證等情況，都會用到檔案。

　　其中，養老待遇核準方面，按照養老金待遇的領取規定，達到國家規定的退休條件并辦理了手續，養老保險繳費年限累計滿15年可以領取養老金。但是，養老金并不會“自動”打到參保人的賬戶里，還需要進行養老保險待遇的核準。

　　記者從一些區縣人力社保局了解到，退休人員核準養老金的一個基本材料，便是職工的檔案。

　　此外，在北京市實行個人繳納基本養老保險費前，連續工齡也可以視同繳費年限。這個視同繳費年限審核時，也需要用到檔案。

　　而按照北京計生方面相關規定，生孩子時，也需要找到自己的檔案，因為需要向女方檔案所在地領取生育服務證。如果檔案“丟”了，生育服務證則無法領取。

　　北京市生育服務證的辦理程序顯示，如果檔案在本單位，生育服務證到本單位領取;檔案在職介、人才的，需要到職介、人才領取;檔案在街道社保所的，到戶籍地居委會領取。

　　生育服務證上，除了夫妻雙方基本情況、雙方單位意見外，還需要根據檔案的所在地，蓋本單位或職介、人才的計劃生育或人事章。

　　檔案的三種去向

　　記者了解到，根據畢業生的生源地、就業單位不同，檔案的“轉法”也是不同的。

情況1

已落實就業單位并簽署《就業協議書》

　　●能接收人事檔案的就業單位

　　簽訂《就業協議書》并填寫詳細的人事檔案接收地址—畢業生將蓋好章的《就業協議書》交回學校—由學校按照此地址寄往就業單位。

　　●不能獨立接收管理人事檔案的就業單位

　　在注冊區(縣)的檔案公共管理服務機構或其他檔案管理機構建立單位委托存檔關系—簽訂《就業協議書》—由檔案管理機構蓋章、填寫詳細的檔案接收地址—畢業生將蓋好章的《就業協議書》交回學校—學校將學生檔案寄送至檔案管理機構。

　　備注：這部分畢業生不必擔心人事檔案接轉問題，到單位就業時及時詢問，確保檔案已順利“著陸”即可。

情況2

畢業未落實就業單位或者單位沒有人事權

　　(單位同時沒在正規存檔機構集體立戶)

　　●未就業北京生源畢業生

　　檔案由所在區縣人才服務中心接收，自畢業之日起到初次就業前可以免收人事檔案管理費用。

　　●其他省市生源畢業生

　　將會按照生源省市的規定，將檔案寄回生源省、市、縣的相應接收機構。

　　備注：畢業生找到工作后，還要再辦理一次檔案的調動與銜接，可以持單位開具的接收函，將檔案從區縣人才“移交”到相應的存檔機構。

情況3

畢業后出國留學

　　畢業生的檔案可以參照第2條轉回生源地，或轉至教育部(微博)留學服務中心的留學人員檔案室。

　　課堂答疑

檔案可以“私藏”嗎?

　　市人力社保局：按照規定，個人保管他人、本人檔案的行為都是嚴格禁止的。檔案不可以自己持有，更不可以私自拆封。

　　如果個別學校將人事檔案交給本人轉遞，畢業生需要盡快將密封的檔案交給就業單位，避免“私拆”和“私藏”。否則，一方面容易丟失，一方面也無法證明材料的真實性。

檔案保管要收費嗎?

　　市人力社保局：一般來說，存檔費用由單位承擔。，北京剛剛下調過檔案保管費用標準。

　　按照目前的標準，在北京各人才服務機構、職介機構的單位及個人委托保管人事關系及檔案，每份每月10元。畢業后未就業的大中專畢業生，畢業之日起到初次就業前，免收檔案保管費。

怎么避免檔案丟失?

　　市人力社保局：畢業生到工作單位報到后，應注意到單位的人事部門查詢自己的人事檔案是否已及時轉達。

　　如果較長時間沒有轉達，應立即與學校聯系，問清楚寄出人事檔案的機要號，以便查詢人事檔案的下落，避免長時間延誤造成的人事檔案遺失。

檔案“丟”了怎么辦?

　　市人力社保局：很多畢業生一直對檔案“犯暈”，直到需要用檔案的時候，才發現自己的檔案不知“丟”到哪兒了。對于那些不知自己檔案究竟在什么地方的畢業生，可以與參加工作前的最后一個學校相關部門聯系，非京籍畢業生也可向生源地的畢業生就業工作部門咨詢;畢業時間較長且已多次變換工作的人，要向最近的就業單位或自己確認曾存檔的單位或存檔機構進行咨詢。